O zbytečné administrativě, o spokojených a efektivních zaměstnancích i o tom, co je podstatné při zavádění interního systému, jsme si povídali s ředitelkou společnosti Timepress, Pavlou Bruknerovou.

Co je pro vaše zákazníky nejdůležitější a jaké problémy vaše společnost řeší?

Myslím, že naši zákazníci řeší to samé, co většina firem: efektivitu. Platit zaměstnance je dnes to nejdražší, a proto je potřeba, aby jejich čas byl efektivně využit. Nemá smysl, aby dělali to, co dokáže technika. Skutečná přidaná hodnota jejich práce je právě v tom, co technika neumí – v kreativní práci, komunikaci a tak dále. Mít zaměstnance, kteří jsou nemotivovaní, kteří jsou znudění a zahlcení spoustou zbytečné administrativy, to je nevýhodné.

Jak mohou firmy vyšší efektivity svých zaměstnanců docílit?

­

Nejdůležitější je, aby se zákazník zamyslel nad tím, co mu způsobuje největší potíže. Každá firma má nějak nastaveny své procesy, a pokud nemá na trhu monopol, musí je mít nastaveny efektivně. Pokud ten proces někde drhne nebo stojí zbytečně mnoho úsilí a času, je potřeba jej zlepšit či zefektivnit, což je možné pomocí techniky. Ta zvládne přesně tu práci, kterou se lidem nechce dělat a kterou zbytečně ztrácí čas. Pokud zákazník zjistí, že má tento problém a tráví příliš mnoho času třeba kopírováním údajů z tabulky do tabulky, je potřeba si to uvědomit a začít to řešit.

Jak má firma v takovém případě postupovat?

Naše firma věnuje opravdu hodně času tomu, že se lidí ptá, jak celý proces funguje, kde je to nejbolestivější místo, proč tomu tak je, kolik času to zabírá. Pak řešíme, jestli je možné to nějakým způsobem zautomatizovat. Může se ale jednat i o jiné potíže – o nepřehlednou komunikaci o projektech, schvalování, naceňování nabídek pro zákazníky a tak dále.

Jak se zákazníkem jednáte? Zákazník s něčím přijde, ale ve výsledku to asi nemusí být to, co se realizuje.

To je pravda. My se ho dost často ptáme: „Proč?“ Ať už se jedná o cokoli. Občas dojdeme k tomu, že ten proces je nefunkční na úplně jiném místě, než si zákazník původně myslel. Je potřeba všechno probrat velmi důkladně, komunikace je základem projektu v IT stejně jako kdekoli jinde. Často se může zdát, že klademe až hloupé otázky. Jde o to, abychom se dostali k jádru problému a přesně pochopili, jak proces funguje. Jedině tak jsme schopni správně proces naprogramovat a zefektivnit. Nejdřív jej ale musíme poznat.

Co je největším problémem firem, které za vámi přijdou?

Většinou je to zbytečně velké množství manuální administrativní práce, kterou musí dělat zaměstnanci. Jedná se v podstatě o to, že když firma roste, vytváří své vlastní nástroje – excelové tabulky apod. Ty slouží skvěle. Je to perfektní nástroj, ale časem jich začne přibývat. A právě přenos těchto tabulek do komplexnějšího systému je většinou to, s čím zákazníci přicházejí a co od nás poté získávají.

V jakých oborech vaši zákazníci nejčastěji působí?

To je různé. Máme firmy specializující se na dopravu, firmy, které dělají mapy, firmy, které pracují v energiích… Na poli působnosti ale nezáleží. Každá firma pracuje s nějakými daty, ať už je přijímá nebo i dál zpracovává. Data v dnešní době používá každý. Dobrým příkladem využití techniky je také zpracování nabídky pro klienta, jejíž vytváření zabírá mnoho času. U manuálního zpracování je navíc riziko chybovosti. Když takovou nabídku špatně naceníte, můžete se velmi jednoduše ocitnout ve ztrátě. Automatizace pomáhá předejít i takovýmto situacím nehledě na to, jaký konkrétní produkt firma nabízí.

Dají se najít nějaké rozdíly v práci s daty mezi firmami v České republice a v zahraničí?

Rozhodně. Máme zkušenosti na britském trhu a tam mají pochopitelně větší povědomí jak o interních systémech, tak o tom, co programování dokáže. Důvěra v techniku je zde vyšší a snáze se komunikuje i s klienty, protože u nás celkově povědomí ještě není tak rozšířené. Což je samozřejmě škoda, protože tím české firmy přichází o možnost zefektivnit své procesy a ušetřit na provozu až miliony Korun ročně.

Dá se tedy říci, že fungování českých firem je tak méně efektivní? Nebo méně pohodlné pro podnikatele a jejich zaměstnance?

Nechci říkat, že by české firmy byly neefektivní. Jsou efektivní z mnoha důvodů, ale mohly by být efektivnější. Když se vynalezlo kolo, někdo ho začal používat a někdo ne. Ten, kdo jej používal, měl samozřejmě efektivitu práce mnohem vyšší. Ten, kdo nezačal, to ale mohl dohnat – byl šikovný, silný… Faktorů je mnoho. Ovšem kdyby ti šikovní a silní začali kolo používat, byli by ještě lepší.

Systém vytvořený na míru ale není jediná možnost, jak pomocí techniky řešit efektivitu práce. Jaké jsou další cesty?

Pokud se firma rozhodne k tomu, že chce zefektivnit svoje procesy pomocí nějakého interního systému, může si koupit předpřipravené řešení, tzv. krabicový ERP systém. Často však dojde k situaci, kdy je nutné něco v tomto systému přizpůsobit a firma navíc ve většině případů využívá jen málo z toho, co systém nabízí. Takové řešení pak ve výsledku vyjde mnohem dráž než investice do systému přímo na míru.

Jak si laik může představit komunikaci s programátorem? Pro většinu lidí je to prostě člověk, kterému nerozumí.

Ve většině firem tomu tak možná je. My si zakládáme na tom, že naši programátoři jsou velice komunikativní a společenští lidé, kteří jsou schopni mluvit přímo s klientem. Ve chvíli, kdy do komunikace zasahuje třetí osoba, se zvyšuje chybovost, možnost nepochopení a častěji pak věci nedopadají podle klientových představ. A tomu se snažíme předcházet.

Komunikace pak probíhá tak, jak máme nastaveny již naše úvodní rozhovory. Zákazník řekne, kde je problém, a může to být řečeno samozřejmě úplně laicky. Programátor si vyslechne klientovy představy, zhodnotí je, nadefinuje, co je potřeba, a na věci se začne pracovat.

Jak dlouhá a složitá je cesta od úvodního rozhovoru k výsledku, se kterým bude klient spokojen?

K prvnímu funkčnímu prototypu se zpravidla dostaneme během dvou týdnů od úvodních rozhovorů, dále je to už z velké části na zákazníkovi – na rozsahu toho, co od systému vyžaduje, i na rychlosti, kterou je schopen s námi komunikovat a dodávat nám podklady.

Co se týče složitosti, tak existuje statistika, že zhruba čtvrtina všech projektů v IT skončí tak, jak se původně zamýšlelo a plní to, co plnit mají. Další čtvrtina skončí trochu jinak a plní jen něco z toho, co by plnit měla, další čtvrtina sice běží, ale používá se pro něco jiného, než se původně zamýšlelo, a zbylá čtvrtina se úplně zahodí. Je to děsivé číslo..

A jak se daří podle této statistiky vám?

My ji zatím zdárně boříme. Naše systémy jsou všechny funkční a využívají se i řadu let.

Čím to je?

Především tím, jaké máme programátory. Na rozdíl od jiných profesí, dobrého programátora nenahradíte ani deseti průměrnými. To je nesmysl. Stejně jako tisíc špatných skladatelů nikdy nesloží takovou symfonii jako jeden skvělý.

Druhá věc je ta neustále opakovaná důležitost komunikace. Bez zpětné vazby od uživatelů bychom byli nahraní a netušili bychom, jestli jsou s naší prací spokojení.

Takže s každým zákazníkem dále komunikujete i po tom, co se systém zavede?

Ano. Firma, která má interní systém, nepřestává růst, naopak. Takže komunikujeme o dalším rozšiřování systému i o stávajícím fungování. Samozřejmě poskytujeme také servis. Společnost, která neposkytuje support svým systémům, pravděpodobně nevěří tomu, co sama vytvořila.

Dá se tedy říct, že každý systém nakonec vyroste v něco mnohem většího, než se původně zamýšlelo?

Takhle obecně se to říct nedá, je to hodně individuální. Samozřejmě jsou i firmy, které se dále nerozvíjely, majitelé někdy investovali svůj čas do jiných projektů, ale i takový systém běží dál, jen se dále nevyvíjí. Ale jsou firmy, které začaly s jedním modulem, a dnes mají několik. My vždy začínáme od toho, co daného klienta nejvíce trápí, až poté se posouváme dál.

Takže se majitelé a manažeři nemusí bát, že je nový systém vyjde mnohem dráž, než původně zamýšleli?

Pokud proběhne nacenění správným způsobem a dodavatel systému nenarazí na nečekané potíže, měla by domluvená cena platit. Další rozšiřování systému je na klientovi a na jeho domluvě s programátory. Návratnost investic je ale celkově velice rychlá, v našem případě je to od půl roku do dvou let.

To zní dobře.

Ono firmy si často neuvědomují, že zachováním současné situace v podstatě vyhazují obrovské sumy. A to se skutečně týká všech firem. Je škoda, že manažeři aktivně neoslovují softwarové dodavatele. Snadno by firmě díky zvýšené efektivitě ušetřili velmi vysoké částky.

Více o společnosti Timepress naleznete ZDE.